Gå til indhold

Rengøringssystemet (indstillinger) - kom godt igang

Rengøringssystemet giver mulighed for at skabe et godt overblik og styring af rengøring, kontrol og service af ferieboliger. Du kan tildele opgaver til servicemedarbejdere enten manuelt eller automatisk. Du kan styre ressourcerne ved at sætte tid på rengøring af de enkelte ferieboliger. Du kan også afregne ejerne, enten hvis de selv klarer rengøringen eller får bureauet til det.

Denne artikel tager dig igennem processen med at sætte indstillingerne op, så du kan bruge rengøringssystemet optimalt. Hvert punkt i processen linker til en artikel med nærmere beskrivelse af, hvordan du gør.

Du skal igennem følgende:

  1. Opret varer på liste til serviceopgaver
    For at en vare kan bruges i rengøringssystemet, skal den være på tilknyttet en liste for serviceopgaver. Det findes her: Kontrolpanel -> Oversigt -> Serviceopgaver.

  2. Opret servicemedarbejdere
    Her findes en oversigt over alle servicemedarbejdere. De kan være aktive eller inaktive.

  3. Opret servicegrupper
    Det er servicegrupper, der tildeles opgaver - aldrig en servicemedarbejder, men en servicemedarbejder kan godt være alene i en servicegruppe. En servicemedarbejder kan også være i flere grupper.

  4. Tildel medarbejdere og evt. faste ferieboliger til servicegrupper

  5. Tilføj yderligere serviceinfo til ferieboligerne (frivilligt).
    Der kan indsættes tidsforbrug på rengøring/kontrol/service på den enkelte feriebolig. Dette gør det lettere at fordele opgaverne på servicegrupperne (autofordel). Når en servicegruppes tid er fyldt ud - vil en opgave gå videre til den næste servicegruppe, der har ledig tid.

    Det er muligt at udvide rengøringssystemet med en Service APP, hvor du nemt kan sende info til servicefolkene med detaljer om dagens opgaver. De vil kun kunne se deres egne opgave, og når de f.eks. klarmelder en feriebolig via APP’en, så vil det automatisk bliver klarmeldt i BookingStudio. Dette er et tilkøbsmodul.

Ejere - opsætning og afregning

Dette er et ekstra modul til rengøringssystemet.

  1. For at kunne afregne ejere for rengøring, kontrol m.m., skal opgaven være oprettet som en vare. Denne vare bruges i indstillingerne for rengøringsafregningen.
    Læs her hvad du skal huske, når du opretter en vare til det formål:
    Opret varer til ejerafregning for serviceopgaver (rengøringssystemet)

  2. Opret ejere til at håndtere rengøringen.
    Oprettes som servicemedarbejder, servicegruppe og tildel personer og ferieboliger til gruppen.

    Det er muligt at udvide rengøringssystemet med en Ejerforespørgsel, hvor du nemt kan spørge ejerne, om de selv vil klare rengøringen/kontrollen af deres feriebolig fra gang til gang. Du bevarer overblikket ved hele tiden at vide, hvem du har spurgt, hvad de har svaret og hvem, der mangler at svare. Dette er et tilkøbsmodul.

  3. Rengøringsafregningen håndterer både, at ferieboligejere kan modtage penge for at klare rengøringen selv og betale for, at bureauet klarer rengøringen.
    Sådanne sætter du det op: Rengøringsafregning - opsætning.

Indstil brugerfladen for rengøringsstyringen (Service oversigten)

Indstilling af kolonner

Indstilling af filtre i søgning

Indstil auto-fordeling af opgaver

Indstil ophævelsestidspunkt for blokering

  • Gå til Kontrolpanel -> Rengøringssystem -> fanen: Generelt
    Her er et område for Blokeringer, hvor man kan sætte et tidspunkt.
    Når der laves nye blokeringer, og der ikke skrives noget ophævelsestidspunkt, så vil systemet som standard bruge dette tidspunkt for ophævelse.