Rengøringsafregning til ejer - opsætning

Ekstra modul

Rengøringssystemet kan udvides med en afregningsfunktion til ejere.

Video varighed: 4:37 min.

Rengøringsafregningen giver dig mulighed for at afregne dine ejere i forhold til rengøring af deres ferieboliger. Systemet laver et udlæg til ejeren, der udbetales senere ved hjælp af kreditorafregning.

Afregningen understøtter både situationer, hvor ejeren selv gør rent i sin feriebolig eller har bestilt en rengøring.

For at kunne bruge rengøringsafregning kræver det, at ejere er oprettet som en servicegruppe og får opgaver tildelt via rengøringsstyringen.

Inden du går i gang

Der skal være oprettet en vare eller flere, som systemet kan bruge til afregning med ejer.
F.eks. “Ejer rengøring”, “Ejer kontrol”, “Ejer service”, “Udlæg ejer”…

Vær obs på disse indstillinger for varerne:

• Type = standard

• Kreditor = bureau

• Bogføringskonti = som når der laves et udlæg til ejer

• Købs- og salgspris = 0 (systemet overskriver priserne andet sted i afregningsprocessen)

• Målgrupper = intern (det er kun jer, der skal kunne håndtere disse varer)

Se evt. mere om oprettelse af varer her.

Opsætning

Indstillinger for Service (oversigten)

Gå til menuen: Ophold -> Service. Tryk på Vis Indstillinger.

På siden Rengøringsoversigten findes området: Fordeling.

Dette er indstillinger for når en ejer bestiller en rengøring.

1. Skriv den tekst, der skal vises i serviceoversigten i kolonnen: Opgaver.
2. Vælg den standardopgave (type) det skal udløses, når ejeren bestiller en rengøring.

Klik Gem.

Afregning

Indstillinger

Gå til menuen: Kontrolpanel -> Oversigt. Søg Rengøringsafregning.
Udfyld sprog, prisliste og minimumsdato.

Sprog og prisliste skal følge det, som I bruger, når I laver udlæg til ejerne.

Minimumsdato er den dato, I ønsker at begynde at betale ejerne fra via rengøringssystemet.
Opgaver tildelt før denne dato vil ikke blive taget med i en afregning.
Hvis I gerne vil i gang med at bruge systemet fra denne måned, så vælg den første i måneden, som minimumsdato.

Angiv tekst til bilaget til ejer

Du kan skrive din egen tekst, der skal stå på bilaget til ejerne. Det er muligt at anvende følgende flettefelter i teksten:

• {date} = dato for udførelse af opgave
• {lodgingInternalName} = feriebolig navn
• {serviceBookingEventTypeName} = navn på opgavetypen

Der skal laves tekst for:

• Tekst der anvendes på udlæg, når ejeren udfører opgaven. (Her får ejer penge)

• Tekst der anvendes på udlæg, når bureauet udfører opgaven for ejeren. (Her skal ejer betale)

Hvis der ikke sættes en tekst ind i det øverste felt, så anvendes systemets standardtekst, hvilket er: dato - feriebolig - opgavetype.

Aktivér ejernes opgaver

Gør de opgavetyper (rengøring, kontrol, service) aktive, som ejerne udfører og skal have betaling for. Det er de samme typer af opgaver, som kan tildeles i rengøringsstyringen.

Gør opgaverne aktive og vælg vare/varer.
F.eks. som vist her for rengøring.
Til afregning af rengøring bruges her varen “Ejer alm. rengøring” i begge felter, men det kunne også have været forskellige varer, der var valgt.

Se evt. hvordan du opretter en vare, der skal bruges til ejerafregningen.

Opret priser til afregning

Definer de priser ejerne skal afregnes efter.

A - Ens pris for alle ferieboliger
B - Ens pris for varen, som gæsten har bestilt
C - Forskellig pris pr. feriebolig

Bemærk at ved “ejer bestilt rengøring”, så bruger systemet den rengøringsvare, der er tilknyttet ferieboligen på opgavedagen.
Ved “en reservation” tager systemet altid den vare, som er bestilt af gæsten.

A - Hvis prisen er ens for rengøring til alle ejere, kan man skrive en standardsats.
Der er plads til en pris for henholdsvis, hvis ejer har bestilt en rengøring, og hvis ejeren selv udfører rengøringen.

B - Det er muligt at opsætte en pris ud fra hvilken rengøringsvare, der ligger på reservationen. Klik på knappen Opsæt priser per rengøringsvare, og alle rengøringsvarerne kan ses. Ikke alle felter behøver at være udfyldt.

C - Er der lavet en separat aftale med en ejer omkring, hvad de får eller skal give, så kan Opsæt priser per hus bruges. Den fungere på samme måde som ved rengøringsvarerne (punkt B).

Når området for Rengøring er udført, så fortsæt til Kontrol og Service, hvis disse skal være aktive. Måden at vælge priser på er de samme, som netop gennemgået.

Klik Gem nederst på siden.

Sådan vælges en pris til afregning

Når systemet vælger en pris til afregning, så kigges der først, om der er oprettet en pris i…

1 - C “pris pr. hus”
Findes der ikke en pris her, så tjekkes…

2 - B “pris pr. vare”
Hvis der er en pris her, så bruges den til afregning ellers bruges…

3 - A “standardsatsen”

Systemet bruger den pris, der først findes ud fra ovennævnte rækkefølge.