Afregn Kreditor (husejer)

Når du skal oprette en ejerafregning skal du gøre følgende:

Gå i menuen Administration -> Kreditor -> Afregning

1. Klik på “Opret afregning”

2. Giv afregningen et navn f.eks. “Maj 2017”
3. Skriv en tekst (vises på kreditors kontoudtog), f.eks. “Afregning af leje for maj 2017”

4. Klik på “Gem”

5. Du er nu tilbage i oversigten over afregninger og kan her se den afregning, du lige har oprettet under “Igangværende afregninger”

6. Klik nu på “Vælg bilag” udfor den afregning du vil arbejde med.

Du har nu forskellige muligheder for filtrering. Vælg en eller flere af nedenstående:

• På Kreditor (alle kreditorer eller bare en enkelt)
• På Reservations- eller Faktura nummer
• På Debitor rate (1. rate, 2. rate eller begge rater)
• På Forfaldsdato (hvis dato feltet er tomt, så tager systemet alt til dags dato)
• På saldo (Saldofilteret tager udgangspunkt i det enkelte bilag og IKKE på kreditors saldo. Derfor bør man ved afregning til kreditor vælge: Saldo: < > 0)

7. Når filter/filtre er sat så klik på “Søg”.

OBS! resultatet kan komme på flere sider og visningen kan ændres her:

8. Nu får du søgeresultatet ud fra de parametre du har søgt. Der er en linje for hver kreditor, og denne linje består af alle de bilag, der vedrører den pågældende kreditor i den pågældende periode. Dvs der kan både være fakturaer, manuelle fakturaer, udlæg og kreditnotaer.

I kolonnen “Antal bilag” kan du se hvor mange bilag saldoen dækker over. Hvis du vil se de enkelte bilag så klik på kreditor (blå link) for yderligere visning.

Et beløb i minus betyder, at bureauet skylder kreditor penge.

9. Marker den eller de kreditorer, du vil afregne. Der skal ikke være flueben udfor eventuelle kreditorer med røde tal i samlet saldo. Hvis du kun vil afregne nogle af en kreditors bilag, kan du klikke på det blå link (kreditor internt navn i fanen “Kreditor”) Her kan du se alle bilag og du kan markere de der skal afregnes.

10. Hver gang du tilføjer et flueben kan du se det samlede beløb til udbetaling øverst i højre hjørne

11. Hvis du vil have flere bilag med i denne afregning kan du nu sætte nogle nye filtre - brug “lynet” til at genindlæse søgeresultat.

Gentag pkt. 6 - 9.

Når du har fået alle de bilag med der skal afregnes klikker du på “Gennemfør afregning”.

Vælg nu en bankdato for hvornår pengene skal sættes ind, tjek at teksten til kontoudtoget er korrekt og sikre dig, at det er det korrekte beløb du vil udbetale. Klik “Gennemfør og bogfør”

Nu arbejder systemet. Du kan lave noget andet imens, hvis der er rigtig mange posteringer. I oversigten kan du følge med i, hvor langt jobbet er i processen:

Siden opdaterer ikke automatisk procent-tælleren, så man skal genindlæse siden for at se, hvor langt den aktuelt er. Når jobbet er færdig, får du automatisk en besked på din skærm om, at jobbet er gennemført.

Du har nu gennemført og bogført afregningen i BookingStudio og afregningen ligger nu under “Oversigt over alle afsluttede afregninger”. Samtidig er der nu lavet bogføringslinier på den enkelte reservation.

Afsluttede afregninger

Klik på linket “Oversigt over alle afsluttede afregninger” og du kan se dine afregninger.

Til højre for en afregning kan du nu:

• “Lav rapport” - Giver en oversigt over alle de kreditorer og bilag, der er med i afregningen

• ”Generer bankfiler” - Hvis din bank kan læse de filer BookingStudio danner, kan du downloade en bankfil og indlæse den i din netbank. Dette kræver korrekt opsætning af dine bankinformationer i BookingStudio, da de forskellige banker benytter forskellige filtyper.

  Hvis bankformatet bliver ændret i BookingStudio, så skal du ikke oprette en ny kreditor afregning, men blot klikke på “Download bankfiler” i afregningen igen. Filen vil blive downloadet automatisk i det nye format.

  Der dannes en bankfil for hver konto, der benyttes til udbetaling.

• ”Send notificering” - Denne funktion sender en notificering til hver enkel husejer, der er med i afregningen (Det er dokumentskabelonen “Kreditor bulkafregning”, der benyttes til denne notificering). Udfyld emnefeltet og klik send.

Når der sendes til alle kreditorer Er der rigtig mange posteringer, så kan du lave noget andet imens systemet arbejder. I oversigten vil du kunne se teksten “Notifikationer er under afvikling” i en rød kasse.

Når jobbet er færdig, får du automatisk en besked på din skærm om, at jobbet er gennemført.

Send kun til én kreditor
Hvis der skal sendes en notificering af afregningen til én kreditor frem for alle, så vælg kreditor i toppen af oversigten over alle afsluttede afregninger.

Vælg “Send notificering” ved afregningen.

Nu bliver der kun sendt til den ene kreditor. Ving af hvis personen tidligere har fået en notificering.

Vis arkiv - alle afregninger

Oversigten over alle afsluttede kreditorafregninger viser kun de seneste afregninger. Hvis der klikkes på knappen “Vis arkiv”, så vises alle afregninger, der er foretaget i BookingStudio. Når der klikkes på knappen “Vis arkiv”, så ændres teksten til “Skjul arkiv”. Klik på knappen igen og arkivet skjules, så du ser den oprindelige oversigt igen.

Ekstra

Du kan godt have flere igangværende afregninger på en gang.

Når et bilag først er afregnet eller indgår i en igangværende afregning, så kan det ikke vælges igen.

Du kan sagtens gå til og fra en igangværende afregning. De bilag du først har markeret vil blive ved med at være markeret, selvom du går ud af afregningsbilledet.