Oprettelse af ejere i rengøringssystemet

Video varighed: 3:23 min.

Via rengøringssystemet kan du tildele opgaver til ferieboligejere.

Det kræver dette for ejerne:

• Der skal være oprettet én servicemedarbejder
• Der skal være oprettet én servicegruppe
• Servicemedarbejderen skal være tilknyttet servicegruppen
• De ferieboliger, hvor ejerne selv klarer serviceopgaver, skal være tilknyttet til servicegruppen

Tildeling af opgaver foregår på samme måde, som når du tildeler opgaver til dine øvrige servicemedarbejdere.

Opret ejere som en servicemedarbejder

Der skal oprettes en servicemedarbejder, der kan dække over alle ejere.

Klik på Ophold->Service->Servicemedarbejdere.
Klik på knappen +Opret servicemedarbejder.

Som det eneste skal der udfyldes Fornavn og Efternavn.
Du kan f.eks. skrive “Ejer” i begge felter.
Servicemedarbejderen skal være aktiv, og der klikkes Gem.

Opret ejere som en servicegruppe

Gå til menuen: Ophold -> Service -> Servicegrupper.
Klik på knappen + Opret servicegruppe.

Udfyld følgende:

1. Giv gruppen et navn - f.eks. Ejere

2. Gør den aktiv

3. Gør “Ejergruppe” aktiv (blå)

4. Tilføj hvilke opgavetyper ejerne må udføre - rengøring, kontrol og/eller service.
   De må gerne have flere typer af opgaver.

   Klik på teksten tilføj flere for at oprette en type opgave.

   

   Når der klikkes får du denne visning, hvor du kan se alle dine oprettede opgavetyper.

   

   Vælg og klik på knappen Tilføj for at registrere det ønskede punkt. Tilføj et punkt ad gangen.

Klik Gem.

Tilknyt en servicemedarbejder til servicegruppen

Menu: Ophold -> Service -> Servicegrupper.
Vælg punktet: Medarbejdere.

Find Servicemedarbejderen “Ejer Ejer” til venstre og flyt den til højre kasse vha. pilene i midten.

Klik Gem.

Nu er servicemedarbejderen tilknyttet servicegruppen.

Tilknyt ferieboliger til servicegruppen

De ferieboligejere, der fast ønsker at klare rengøringen eller blot ønsker at gøre det en gang imellem, skal tilknyttes gruppen.

Menu: Ophold -> Service -> Servicegrupper.
Vælg punktet: Opgaveprioritering for ferieboliger.

1 - Tilknyt de ferieboliger, hvor ejeren vil klare en opgave.
Klik på pilen for at få en drop-down liste med alle ferieboliger.
Klik på den ønskede feriebolig i listen og klik på knappen Tilføj.
Dette skal gøres for hver enkelt feriebolig, hvor ejeren vil klare en serviceopgave.

2 - Vælg hvilke opgaver ejeren vil klare.
Efterhånden som ferieboligerne bliver tilføjet, bliver de vist her. Du skal nu markere hvilke opgavetyper ejeren vil klare på den enkelte feriebolig.
Klik på cirklen for at tildele en opgavetype.

F.eks. feriebolig 4003, her vil ejer selv gøre rent, men tager sig ikke af kontrol. Derfor er kun den ene opgavetype markeret.

Klik Gem.

Tildel opgaver til ejere

I serviceoversigten kan du se, hvis en feriebolig er tilknyttet servicegruppen “Ejere”.
Gruppensnavn og den opgavetype ejeren kan varetage vises i kolonnen hold.
Er opgaven ikke tildelt vil det stå med svag grå tekst.

Opgaver til ejere tildeles på samme måde som til de øvrige servicemedarbejdere.

Ejerne har 1. prioritet på opgaver, så bruger du f.eks. auto-fordeling, så vil systemet altid foreslå ejerne til at tage opgaven på ferieboligen.

Hvis en ejer ikke kan den dag, så kan du altid skifte opgaven til et andet hold.

Ekstra moduler - forespørgsel og afregning

Der kan kobles 2 ekstra moduler på i rengøringsstyringen til brug ifm. ejere.

Ejerforespørgsel

Med dette ekstra modul er det nemt at spørge ejerne, om de selv vil klare rengøringen/kontrollen af deres feriebolig fra gang til gang. Du bevarer overblikket ved hele tiden at vide, hvem du har spurgt, hvad de har svaret og hvem, der mangler at svare.

Systemet kan indstilles, så først når en ejer har godkendt at tage en opgave, så vil den kunne blive tildelt.
Læs mere her

Ejerafregning

Med dette ekstra modul kan ejere blive afregnet for at klare opgaver i rengøringssystemet. Afregningen understøtter både situationer, hvor ejeren selv gør rent i sin feriebolig eller har bestilt en rengøring efter sit eget ophold.
I modulet definerer du priserne ejerne hver især skal afregnes efter.
Læs mere her.