Tildeling af opgaver i rengøringssystemet

Når servicegrupper er oprettet i rengøringssystemet, kan opgaver tildeles. Dette kan gøres på flere forskellige måder.

Indhold

• Vælg dato for udførelse af opgaver
• Gør processen overskuelig
• Manuel tildeling af opgaver via ferieboliger
• Manuel tildeling af opgaver via servicegrupper (kort)
• Auto-fordeling af opgaver
• Tildel via API
• Visning af tildelte opgaver

Vælg dato for udførelse af opgaver

Serviceoversigten ligger under Ophold -> Service -> Oversigt.
Siden åbner automatisk med dags dato.

1. Vælg den dato du vil tildele opgaver for.
   Hvilke kolonner, der vises i listen, der kommer frem, afhænger af dine indstillinger for rengøringssystemet.

2. Sæt dine søgekriterier i filteret for at se reservationer med serviceopgaver (rengøring, kontrol, service).

Hvis du ændre indstillinger i filteret efter du har fået listen frem, så opdater listen ved at klikke på ikonet med pilene helt til højre på siden.

Ekstra info

Ikonet “diskette”
Hvis du klikker på ikonet “diskette” (gemmer), så viser systemet dine nuværende indstillinger i filtrering næste gang, du går ind på siden.

Sortering via kolonne overskifter
Hvis du klikker på en overskrift i en kolonne, kan du sortere rækkerne (alfabetisk / numerisk).

Gør processen overskuelig

En måde at arbejde med tildeling af opgaver på, kunne være ved at tildele opgaver af flere omgange.

F.eks. kan man starte med at tildele de opgaver ejerne skal varetage, dernæst tildeles de øvrige rengøringsopgaver og tilsidst kontrolopgaverne.

Lad filteret for Listen stå til Indbakke eller Alle ikke tildelte.

Oversigten vil løbende blive kortere, da ferieboligerne forsvinder herfra efterhånden som deres opgaver tildeles en servicegruppe.

Manuel tildeling af opgaver via ferieboliger

Vælg én eller flere ferieboliger i serviceoversigten (hvis opgaver er til samme servicegruppe).
Når en feriebolig bliver markeret, kommer der nye funktionsknapper frem.
Klik på knappen Tildele servicegruppe.

Dette billede vises.

1. Klik på pilen i det første felt for at få en oversigt over alle servicegrupper. Klik på den ønskede servicegruppe, der skal klare opgaven.

   Det er muligt frit at søge efter en servicegruppe ved at skrive navnet på gruppen i feltet. Klik Enter for at vælge gruppen (og klik Enter igen for at tildele opgaven til gruppen).

   Når servicegruppen er valgt, har du mulighed for at vælge hvilken opgavetype servicegruppen skal klare. Står der auto i feltet, så vil systemet automatisk tildele den opgave, der er bestil på reservationen.

   

2. Klik på knappen Tildel

3. Servicegruppens navn bliver nu tilføjet i kolonnen Tildelte servicegrupper med opgavetypen vist i parentes.

4. Klik Gem

Manuel tildeling af opgaver via servicegrupper (kort)

Under Liste i filtreringen vælges en specifik servicegruppe.
Når servicegruppen er valgt dukker nye funktionsknapper op.
Klik på Tildel flere opgaver.

Du får nu vist en side opdelt i 3 områder.

1. Et kort - hvor du kan se placeringen af de ferieboliger, der ligger med opgaver (= dem der vises i område 2).
   Det er muligt at zoome ind/ud på kortet. Opgaver kan fordeles ud fra placering af ferieboligerne.

2. Oversigt over opgaver - disse kan tildeles til servicegruppen.
   I toppen er der mulighed for at filtrere listen, så det kan være forskelligt, hvad der vises af dagens opgaver.
   Det er også muligt at se opgaver for en anden dato, og tildele disse. Klik på knappen Tildel, for at tildele en opgave til den valgte servicegruppe (vist i område 3).

3. Servicegruppen - her ses de opgaver, der allerede er tildelt.
   Du har mulighed for at fjerne en opgave fra servicegruppen ved at klikke på fjern (enten i område 2 eller 3).

   

   Du kan også skifte servicegruppen til en anden og fortsætte tildelingen af opgaverne i område 2.

Auto-fordeling

Opgaver på ferieboligerne kan fordeles automatisk til servicegrupper, ved at klikke på knappen Auto-fordel (der skal ikke markeres nogen ferieboliger først).

Hvad systemet skal autofordele opgaver efter - f.eks. kapacitet, kvalitet, om servicegruppen har været i huset tidligere m.m. - indstiller du via kontrolpanelet.

Når der autofordeles får du en oversigt over alle ferieboliger med en opgave på den valgte dato, samt en visning af hvor godt et match det er (servicegruppe - feriebolig).

Systemet foreslår tildelinger, og sætter flueben hvor matchet er Højt eller Mellem. Du kan tilføje/fjerne et flueben for at justere tildelingerne.
Klik på knappen Tildel xx valgte”.

Du behøver ikke at tildele alle opgaver på én gang, og du kan altid ændre en tildeling efterfølgende.

Dette betyder farverne i et match

Grøn = oplagt match (feriebolig og rengøringsgruppe)
Orange = Gruppen har været i ferieboligen før Rød = tilfældigt tildelt

Opgaver og kapacitet

I sidste kolonne i autofordelingen ses det, hvor mange opgaver en servicegruppe har fået tildelt.

Eksempel:

Opgaver: X+Y (X= allerede tildelte opgaver, Y = nye opgaver, som foreslås tildelt)

Bruges tidskapacitet (minutter til opgaver oprettet på ferieboligerne/servicegruppe), så vises et kapacitetsfelt her.

I eksemplet i ovenstående billede har servicegruppen fået tildelt 2 opgaver, der ialt tager 5 timer og 50 minutter at udfører.

Systemet beregner selv, når der ikke er mere tid til opgaver hos denne gruppe. Når der er fyldt, så vil systemet foreslå en anden servicegruppe til næste opgave (afhænger af bureauets indstillinger for auto-fordeling).

Visning af tildelte opgaver

Når opgaver er tildelt (og visningen er f.eks. “Alle” i filteret for Liste), så ses servicegruppen i kolonnen Hold.

Holdes musen over firkanten foran servicegruppens navn, så kan det ses hvordan opgaven er blevet tildelt (i dette eksempel er det tildelt manuelt) og hvem der har tildelt opgaven.

Klikkes der på servicegruppens navn, kan man se kontaktdetaljer for servicegruppen, samt hvilket sprog man skal kommunikere med servicegruppen på.

Tildel serviceopgaver via API

Det er muligt at tildele serviceopgaver på en feriebolig via API’en.
Dette kan f.eks. gøre, at man kan udbygge sit ejerlogin, så de selv kan tage rengøringsopgaver på en dag.