Opret servicegrupper i rengøringssystemet

Video Varighed: 8:14 min.

Det er servicegrupper, der tildeles opgaver - aldrig en servicemedarbejder.

Der kan være én medarbejder i én gruppe, hvis vedkommende arbejder alene.
Der kan være flere medarbejdere i én gruppe, hvis de kører sammen og deles om opgaverne. Samme person kan indgå i flere grupper.

F.eks.: 2 personer - 3 grupper.
Gruppe 1 - “Julie”
Gruppe 2 - “Mia”
Gruppe 3 - “Julie & Mia”

Du kan oprette alle de grupper, du ønsker, og med kendskab til hvilke grupper, der kan arbejde den pågældende dag, kan du fordele opgaverne.

Opret en gruppe

Gå til menuen: Ophold -> Service -> Servicegrupper.

Klik på knappen + Opret servicegruppe.

1. Giv gruppen et navn

2. Gør den aktiv

   Sortering - Sorteringsnummer kan være ens for alle grupper. Så vil grupperne ligge alfabetisk eller numerisk i oversigten over grupperne. Du kan også sætte et tal her, hvis grupperne skal ligge i en anden rækkefølge. De laveste tal vises først.

3. Angiv kapacitet = minutter til rådighed pr. dag pr. medarbejder.
   Hvis en person kan gøre rent 5 timer om dagen, så skriv 300 (5x60 min) i feltet.

   Ved flere medarbejdere i en gruppe, regner systemet selv ud, hvor mange minutter hele gruppen har til rådighed.

4. Her bestemmes hvilket sprog, der skal benyttes, når der sendes beskeder til gruppen.
   Som standard er sproget sat til dansk, men du kan ændre sproget for servicegruppen til noget andet.
   Det kræver, at der er oprettet korrespondancesprog under Kontrolpanel->Servicegrupper.
   Du kan dog kun vælge blandt de sprog din BookingStudio installation er sat op til.

• Tildel altid standardopgaver
  Er indstillingen slået til og er denne servicegruppe tildel som standardgruppe på en opgave på en feriebolig, så vil de altid blive tildelt opgaven - ligemeget om de har kapacitet eller ej.

7. Ejergruppe
   Denne indstilling skal kun slås til, hvis denne servicegruppe repræsenterer ejere, der gør rent.

• Notificer ved check ud
  Er indstillingen slået til vil servicegruppen blive notificeret.
  Er servicegruppen en ejergruppe, så er det ferieboligens ejer, der vil blive notificeret, ellers er det den primære kontaktperson i servicegruppen.

  OBS dette kræver, at der er opsat en automatisering, der sender en besked og automatisk bliver aktiveret ved tjek-ud.

• Virtuel servicegruppe
  Er gruppen virtuel, advares der ikke, hvis gruppen benyttes på tværs af afdelinger. Med virtuel gruppe menes en servicegruppe, der ikke repræsenterer en gruppe mennesker. Gruppen benyttes i stedet rent administrativt (f.eks. “Sen ankomst”, “Ejer” o.lign).

• Opsamlingssteder
  Dette er en adresse, hvor en servicegruppe kan hente ting f.eks. sengelinned til at tage med ud i ferieboligerne.
  Valgmuligheder for steder oprettes under Service -> Opsamlingssteder.

5. Tilføj hvilke opgavetyper servicegruppen må udføre - rengøring, kontrol og/eller service. En gruppe kan have flere typer af opgaver.

   Klik på teksten tilføj flere for at tilknytte flere opgavetyper.

   

   Når der klikkes får du denne visning, hvor du kan se alle dine oprettede opgavetyper.

   

   Vælg og klik på knappen Tilføj for at det registreres på gruppen. Tilføj et punkt ad gangen.

6. Kvalitetsniveau (frivilligt at udfylde).
   Du kan her angive, hvor grundige servicegruppen er (på en skala fra f.eks. 1-3). Det giver kun mening at udfylde feltet, hvis også ferieboligerne er/bliver oprettet med et minimum rengøringsniveau.

   Dette vil bevirke, at hvis der er ferieboliger, der kræver ekstra grundig rengøring, så vil servicegrupper med høj grundighed blive tildelt opgaven i en autofordeling.

   Manuelt vil man altid kunne tildele en servicegruppe med et andet kvalitetsniveau, end hvad der står på ferieboligen.

Klik Gem

Ejere som servicegruppe

Hvis nogen ejere klarer rengøringsopgaver, så skal der være en servicegruppe for ejerne. Her behøver du kun at udfylde 4 felter:

• Skriv et navn for gruppen (1) - f.eks. Ejer

• Gør servicegruppen Aktiv (2)

• “Ejergruppen” skal være aktiv (blå) (7)

• Tildel opgavetyper (4).

  Læs evt. mere om oprettelse af ejere i rengøringssystemet.

Tildel medarbejdere og evt. fast ferieboliger til gruppen

Servicegruppen er nu klar til at få tildelt servicemedarbejdere (punkt 1 i dropdown menuen).
Hvis nogle servicegrupper fast klarer bestemte ferieboliger, så kan de også tilføjes her (punkt 2).

Gå til menuen: Ophold -> Service -> Servicegrupper.
Vælg den ønskede servicegruppe.

Læs mere om hvordan medarbejdere og ferieboliger tildeles servicegrupper.

Når der er tildelt ferieboliger til en servicegruppe, vises antallet også øverst i servicegruppen i det blå felt.

Oversigt servicegrupper - linker til den primære medarbejder

I en servicegruppe er der en primær medarbejder. Medarbejderen kan ses i oversigten.
Navnet er et link til servicemedarbejderen.