Daglig brug af Economic app
Economic app i det daglige
Da app’en er sat op til at køre automatisk hver nat, og den notificerer såvel BookingStudio som bureauet, hvis der er er uregelmæssigheder eller problemer med overførslen, så er der som regel ikke noget der skal foretages i app’en.
Hvornår skal du gøre noget?
Der er dog visse situationer, hvor man skal have app’en i baghovedet og foretage eventuelle manuelle justeringer.
-
Når der oprettes nye konti i bureauets kontoplan i BookingStudio
Her skal bureauet sikre, at der er en tilsvarende konto i Economic og foretage eventuel mapning af kontonumre, hvis de ikke er ens.
Se opsætningsguiden -
Når en medarbejder i regnskabsafdelingen fratræder
Her skal bureauet sikre - hvis medarbejderens e-mail er registreret som en kontaktperson i app’en - at der registreres en anden kontaktperson i tilfælde af problemer
Se opsætningsguiden -
Hvis bureauets kontaktperson modtager en e-mail om at der er posteringer, der er fejlet under den daglige overførsel
Her skal en medarbejder kontrollere om det er driftsproblemer eller bogføringsmæssige problemer og eventuelt genoverføre posteringerne
Se fejlhåndteringsguiden
Det tilrådes dog at tjekke app’en med jævne mellemrum for at sikre at alt ser ud som det skal.
Herunder følger en beskrivelse af app’ens oversigtsside.
Oversigten i economic app’en
Oversigtsbilledet i app’en viser et øjebliksbillede af, hvordan status er for de enkelte dages overførsler. Der er to lister:
- Overførsler af posteringer
- Overførsler af indscannede bilag
Overførsler af posteringer
Denne liste viser en statuslinje pr. dag, hvor app’en har overført posteringer fra BookingStudio til Economic. For hver linje kan man se følgende:
| Kolonne | Forklaring |
|---|---|
| Kørsel | Dette er kørslens interne nummer i app’en. Benyttes kun af BookingStudio |
| Export # | Finanseksportens nummer i BookingStudio. Kan ses under Økonomi > Eksport > Download |
| Dato | Dato og tidspunkt, hvor overførslen er startet |
| Linjer i alt | Total antal posteringer i denne overførsel |
| Afventer | Antal posteringer i overførslen, der afventer at blive overført til Economic |
| I gang | Antal posteringer, der er ved at blive overført |
| Fejlede | Antal fejlede posteringer |
| Overførte | Antal successfuldt overførte posteringer |
| Behandlede | Totalt antal behandlede posteringer - både successfulde og fejlede |
| Status | Den overordnede status for overførslen |
Hvis der mangler en dag
Der vil som regel være en linje med overførselsstatus for hver dag. Hvis der mangler en dag, som i illustrationen, hvor den 20-07-2025 mangler, så skal det undersøges nærmere. Det kan skyldes to ting:
- At der slet ingen posteringer har været i BookingStudio for den pågældende dag.
- At app’en ikke har fået oprettet eksporten korrekt den pågældende dag.
Dette burde bureauet være blevet underrettet om via en notifikations-mail, men BookingStudio bør kontaktes.
Hvis der er fejlede posteringer
Hvis der er en eller flere fejlede posteringer vil de blive markeret med rødt. Bureauet burde have modtaget en e-mail med notifikation om dette og hvordan det så skal afhjælpes.
Se fejlhåndteringsguiden
Hvis status for en overførsel IKKE står som “Færdig”
Status kan være en af følgende:
- Færdig
- Afventer
- I gang
Hvis status ikke står til “Færdig” så er overførslen i gang, enten ved at app’en er i gang med at overføre eller at den afventer at kunne overføre den næste pulje af posteringer.
Dette er helt almindeligt, hvis man åbner app’en, inden den er færdig med at overføre.
Hvis man mener at overførslen burde være færdig i forhold til det totale antal posteringer og tidpunktet man tjekker på i forhold til starten af overførslen (der overføres knap 6.000 posteringer i timen), så noter hvad der står i antal “Behandlede”. Vent 10 minutter og opdater siden med F5. Hvis tallet ikke har ændret sig, så er overførslen gået i stå, og så skal BookingStudio kontaktes. Det er dog en situation, som ikke er set endnu.
Overførsler af indscannede bilag
Hvis der findes indscannede pdf-bilag tilknyttet de order der indgår som posteringer i overførslen, så vil disse bilag, når posteringerne er overført, også blive hentet fra BookingStudio og tilknyttet de relevante posteringer i Economic, så de også kan ses derinde.
Hold øje med, at der står 0 (nul) i kolonnen med fejlede.