Economic App - håndtering af overførselsfejl

Ekstra modul

BookingStudio kan udvides med en Economic App.

Håndtering af fejl i Economic app’en

Overførslen af posteringer fra BookingStudio til bureauets regnskab i Economic er en udveksling af data mellem to forskellige systemet via internettet med intensiv netværkstrafik til følge, og det er uundgåeligt, at der ind imellem opstår fejl.
Når der opstår en fejl under overførslen, som bevirker at nogle posteringer ikke kommer korrekt ind i regnskabet, vil BookingStudio og bureauet altid modtage en advarselsnotifikation på e-mail. Denne e-mail vil indeholde en listning af de posteringer der er fejlet og - hvis det er muligt for app’en at detektere - en beskrivelse af årsagen til fejlen.

Det er derfor vigtigt at I har opsat en eller flere gyldig e-mail adresser som modtagere af disse notifikationer, og at modtagerne er tilgængelige eller har sat sin mail op til videresendelse i tilfælde, så de kan reagere på disse notifikationer. Se evt. opsætningsguiden.
Ud over at sende en notifikation til bureauet og BookingStudio, så bliver det markeret i App’en at der er fejlede posteringer som vist her:

Fejltyper og deres håndtering

Der kan overordnet være tale om to årsager til fejlene:

1. Driftsmæssige problemer
2. Bogføringsmæssige problemer

Hvilken type fejl der er tale om kan man få en indikation af ved at se på fejlmeddelelsen i notifikations-mailen.
Ud for hver fejlet reservation kan der være en beskrivelse af hvad der fejlede og hvorfor. I nedenstående tilfælde er der tale om Economics system der midlertidigt ikke er tilgængelig.

Driftsmæssige fejl

Driftsmæssige fejl er langt de hyppigste, og er som regel af midlertidig karakter. De kan skyldes netværksproblemer, vedligehold af systemer hos Economic, systemfejl eller noget helt andet.

Da de oftest er midlertidige kan de derfor typisk løses ved at man genoverfører de fejlede posteringer. Hvordan det skal gøres er beskrevet i notifikationsmailen. Hvis genoverførslen også fejler, så vil I modtage en en ny notifikation på mail, og I skal vente lidt før I evt. forsøger igen.
Hvis det fejler efter gentagne forsøg, så kontakt BookingStudio.

Her er nogle eksempler på fejlmeddelelser ved driftsproblemer:

• Reservation xxxx fejlede: The operation has timed out
• Reservation xxxx fejlede: Error posting account lines to e-conomic: The remote server returned an error: (503) Server Unavailable.
• Reservation xxxx fejlede: Error updating dimension data in e-conomic: The remote server returned an error: (503) Server Unavailable.
• Reservation xxxx fejlede: upstream connect error or disconnect/reset before headers. retried and the latest reset reason: remote connection failure, transport failure reason: delayed connect error: Connection refused
• Reservation xxxx fejlede: (ingen beskrivelse)

Bogføringsmæssige problemer

Denne type fejl er problemer med posteringerne i forhold til det regnskab eller den kassekladde de overføres til.
De kan typisk genkendes ved at de starter med ‘Verification Exception’.
Denne type fejl skal håndteres ved at posteringerne skal håndteres manuelt i Economic eller der skal foretages nogle ændringer i Economic regnskabet eller kassekladden, før de kan genoverføres.

Her er nogle eksempler:

• Reservation xxxx fejlede: Verification Exception: - JOURNALENTRYVOUCHERNUMBERNOTWITHINBOUNDARIES - Bulk creation failed at index: 0
  Her er der opstået et problem med de bilagsnumre der er tilladt i kassekladden. Kontakt Economic for at få hjælp.

• Reservation xxxx fejlede: Verification Exception: AccountingYear - JournalVoucherAccountingYearDoesNotExist - Bulk creation failed at index: 0
  Posteringerne der forsøges overført har en bogføringsdato, hvortil der ikke findes et regnskab til det pågældende regnskabsår. Opret regnskabsåret og genoverfør posteringerne.

• Reservation xxxx fejlede: Verification Exception: AccountingYear - JournalVoucherAccountingYearClosed - Bulk creation failed at index: 0
  Posteringerne der forsøges overført har en bogføringsdato, hvor regnskabet til det pågældende regnskabsår er lukket.

• Reservation xxxx fejlede: Verification Exception: Date - JournalEntryDateAccountingYearPeriodBarred - Bulk creation failed at index: 0

Jeg kan ikke se posteringerne i mit regnskab

Hvis du mener at der mangler posteringer fra BookingStudio i i dit regnskab, så skal du tjekke app’en.

1. Kontroller at der er en række med en kørselsdato, der svarer til den dato, hvor du mener at der mangler posteringer. Hvis dette ikke er tilfældet, så kontakt BookingStudio.
2. Kontroller at status for alle kørsler står som “Færdig” og at der ikke er nogle posteringer der afventer eller er i gang.
   Hvis kørslen er i gang, så må I vente til den er færdig, før I kan se posteringerne i jeres regnskab.
   Hvis det står stille (tallene ikke ændrer sig over tid) så kontakt BookingStudio.

Kassekladden er ikke tom

Hvis kassekladden ikke er tom når app’en forsøger at overføre en blok af reservationer, så annulleres al overførsl indtil videre og der sendes en e-mail til bureauets kontaktperson samt til BookingStudio.
Dette kan skyldes en af to ting:

1. Der er foretaget manuelle registreringer i den kassekladde som app’en benytter, og de er ikke blevet bogført så de stadig ligger der.
   Man må ikke foretage manuelle registreringer i denne kassekladde - den er øremærket til app’en og man risikerer at app’en stopper overførslen. Benyt en anden kassekladde til manuelle registreringer.
2. Der har været problemer med bogføring af posteringerne i kassekladden under en overførsel, og app’en har så forsøgt at tømme kassekladden for de ikke-bogførte posteringer. Dette er ikke lykkedes, og posteringerne bliver så efterladt i kassekladden.

I disse tilfælde skal BookingStudio kontaktes.