Workflow for online bookinger

Video varighed: 7:55 min.

Med BookingStudio har du muligheden for at godkende alle bookinger, der er booket via dit website eller via vores API.

Når gæsten laver en ny booking, vil de få tilsendt en ordrebekræftelse eller et tilbud (afhængig af dine indstillinger) via e-mail.
Dernæst placeres bookingen i en kø af ikke behandlede ordrer, og du vil få vist antallet i BookingStudio som vist herunder:

Se nye ordre i notifikationscenteret

Når du klikker på den røde cirkel får du en liste over ikke godkendte ordrer, samt muligheden for at starte en arbejdsgang med at godkende disse. Flere personer kan arbejde på at godkende tilbud samtidigt.

Workflow for godkend faktura, tilbud og optioner

Som default er oversigten sorteret stigende på ankomstdato i hvert område. Bookinger med snarlig ankomst er markeret med yderligere en farve for at tilskynde til at få dem godkendt hurtigere end normalt.

Hvis en booking ankommer om 0-7 dage får de en rød label
Hvis en booking ankommer om 8-14 dage får de en orange label

Der er etiketter på nye ordre, hvis der er få dage til ankomst

Arbejdsgangen

I arbejdsgangen bliver du først ført gennem en debitorvask og efterfølgende en side, der viser detaljerne for bookingen.

Bookinger vil blive godkendt i den rækkefølge, de er kommet ind i systemet, dog vil bookinger, der har fået tilsendt en ordrebekræftelse blive prioriteret over dem, som har fået et tilbud tilsendt.

Du har mulighed for at låse en booking under godkendelsen, og angive en grund til hvorfor den er låst. Eksempelvis hvis noget vedr. bookingen skal undersøges med ejeren, inden du godkender den.

Hvis du låser en booking, så skal der skrives en kommentar

Låste bookinger er tydeligt markeret på oversigten og begrundelsen synlig for dine kollegaer.

Der vil være en tydelig visning af en lås og en kommentar for hvorfor reservationen er låst

Godkend ordre workflow virker med både fakturaer, tilbud og optioner

BookingStudios godkend ordrer workflow virker med både fakturaer, tilbud og optioner.

De har hver deres workflow og hver deres “Start workflow” knap.

Annulleringer

Når et tilbud eller en option annulleres, vil du blive ført gennem debitorvask inden ordren annulleres. Det sikre dig den bedste historik på dine debitorer.

Noter på reservationer

Det er muligt at se notater på reservationer/ bookingbilaget i ordregodkendelsesflowet.

noter på en reservation vises med et ikon

klik på ikonet ved reservationen for at læse noten

Klik på “Vis detaljer” for at få flere info.

Klik på vis detaljer i notatet for at se yderligere info

Konfigurationsmuligheder

Du har mulighed for at indstille hvilket dokument, der sendes til gæsten, og hvad der skal vises i notifikationscenteret. Det indstilles under Kontrolpanel -> Godkend booking workflow.
Læs mere her.