Smart dokumentskabeloner (unified dokumenter)

Systemskabeloner kan være Basis eller Smart skabeloner.

Basis skabeloner - viser de købte varer på det pågældende bilag. F.eks. hvis der tilkøbes en rengøring til en booking, så vil kun rengøringen vises på en manuelle faktura.

Smart skabeloner (tidligere kaldet unifed dokumenter) - viser de købte varer på tværs af hele ordren, og indeholder også en betalingsoversigt. F.eks. hvis der tilkøbes en rengøring til en booking, så vises leje + øvrige varer + tilkøbet af rengøringen på den manuelle faktura - samt hvad der er betalt, og hvad der skyldes.

OBS! Smart kan kun bruges på skabelonerne: Tilbud, Faktura, Optioner og Kreditnota.

I denne artikel vises:

• Hvor indstilles smart dokumenterne?

• Hvad skal tilrettes før dokumenterne kan bruges?

• Hvordan rettes fraser i de nye skabeloner?

Hvor indstilles smart dokumenterne?

Smart skabeloner har deres egne indstillinger og kan findes enten via:

• Søg Indbyggede dokumenter via supersøgeren

• Kontrolpanel -> Oversigt -> Søg “Indbyggede dokumentskabeloner”

• Kontrolpanel-> Oversigt-> Dokumentskabeloner -> Indbyggede dokumentskabeloner.

• Dokumentskabeloner -> Find dokumentet og vælg indstillinger

  

Installation/opdatering

Før man man kan benytte de nye dokumenter, så skal systemskabelonerne først opdateres. Dette gøres af BookingStudio.

Opdateringen laver ændringer til dokumentskabelonens database. Der oprettes nye indstillinger, som kræver lidt tilpasning.

F.eks. skal frasen System.Invoice.FromAddress udfyldes med bureauets email adresse, og fraserne System.Invoice.EmailSubject, System.Quote.EmailSubject og System.CreditNote.EmailSubject skal udfyldes med en tekst til emnefeltet i emails.

Vælg skabelon og tilret

Klik på Rediger ved en dokumentskabelon for at vælge en skabelontype - Basis eller Smart.

Klik på kasse med den ønskede type. Den valgte skabelon får en grøn markering.

Basis-skabelon- Dette er den gamle systemskabelon, der benytter de eksisterende fraser. Det eneste, som skal rettes, er fraserne for fra-feltet og emne-feltet.

Smart-skabelon - Dette er en ny skabelon, der benytter et helt nyt sæt af fraser, der er specifikke til de enkelte dokumenter. Disse fraser skal først udfyldes.

Et eksempel på forskel - 1. rate og 2. rate i de gamle fraser er nu ændret til:
PayRate.InstructionSingular = en rate.
PayRate.InstructionSingular = flere rater

OBS! fraser opdateres ikke automatisk, når man skifter fra en basis-skabelon til en smart-skabelon.
I smart skabelonen er der standard oversættelser for de mest generiske fraser.
Oversættelserne er lavet med Google translate, så alle fraser bør tjekkes, om de er udfyldt og oversat korrekt. De kan opdateres manuelt, hvis der er ændringer.

Se og ret fraser

Under skabelontyperne vises fraserne for den valgte skabelon.

Klik på det sprog, du ønsker at se fraserne for.

Klik på en frase, så kommer feltet frem, hvor du kan ændre i det.

Klik på opdater, når der er rettet til.

Vigtigt - Frasen er først endelig gemt, når der klikkes på Gem for dokumentet.

Eksempel på visninger i et smart dokument

Hvis du vil se, hvordan et smart dokument automatisk ændre sig, alt efter de ændringer, der sker på en reservation (tilbud, indbetaling, tilkøb, kreditering…), så se denne artikel: Eksempel på visninger i et smart dokument.