Eksempel på visninger i et Smart Dokument (Unified Document)

Beskrivelse

Med smart dokumenter, “samler” man alle køb fra tidligere bilag i det nye dokument, når der hhv. tilkøbes eller krediteres varer. Hermed får gæsten alle reservationsdetaljer opsummeret i ét dokument, når der er sket ændringer til reservationen, i stedet for individuelle dokumenter for hver ny ændring, der er foretaget.

I denne artikel vises, hvordan et smart dokument ændre sig, alt efter forskellige handlinger på en reservation.

Eksempler på hvordan et smart dokument automatisk ændre visning

Eksemplet er bygget op med følgende handlinger:

Handling 1 - 1 bilag oprettes (Tilbud/faktura)
Der oprettes en reservation med følgende indhold:
Feriebolig kr. 10.000,-
Ekspeditionsgebyr kr. 150,-
Rengøring kr. 800,-

Handling 2 - Der indbetales kr. 3.000,-

Handling 3 - 2. bilag oprettes (manuel faktura)
Senere tilkøbes der Linned - 6 stk. á kr 100,-

Handling 4 - Restbeløb indbetales

Handling 5 - 3. bilag oprettes (kreditnota)
Der krediteres 2 sæt linned á kr. 100,-

Handling 6 - 4. bilag oprettes (manuel faktura)
Der oprettes forbrugsafregning på el for kr. 250,- og restbeløb indbetales

Handling 1 - Tilbudsskabelon (Faktura, hvis der er betalt med kreditkort)

Reservation oprettes.

“Vi bekræfter hermed din reservation som følger”

Handling 2 - Dokumentet, hvis du åbner/sender det efter indbetaling

Der indbetales kr. 3.000,-

Handling 3 - Manuel faktura

Der tilkøbes Linned - 6 stk. á kr 100,-.

Fordi der tidligere er foretaget en indbetaling, er det nu en manuel faktura, der oprettes.

“Du har tilkøbt følgende”:

(Hvis der også have været en kreditering på dette bilag, ville det se ud som i handling 6B)

“Og din samlede reservation ser nu således ud:”

Handling 4 - Dokumentet, hvis du åbner/sender det efter indbetaling

Restbeløb indbetales (kr. 8.500).

Handling 5 - Kreditnota

Der krediteres 2 sæt linned á kr. 100,-.

Du har annulleret følgende:

(Hvis der også havde været et tilkøb på dette bilag, ville det se ud som i handling 6B)

“Og din samlede reservation ser nu således ud:”

OBS! - Når et depositum krediteres vil det altid være synligt - og ikke som øvrige varer, forsvinde fra oversigten hvis det samlede antal af varer er 0

Handling 6A - Manuel faktura

Der oprettes forbrugsafregning på el for kr. 250,-.
Restbeløb indbetales.

“Du har tilkøbt følgende”:

(Hvis der også havde været kreditering på dette bilag, ville det se ud som i handling 6B)

“Og din samlede reservation ser nu således ud”:

Da man kan komme ud for, at der både er krediteret noget og tilkøbt noget andet på samme bilag, skal der i bilaget være mulighed for at vise begge dele. Eksempelvis kunne handling 6) se således ud, hvis der i samme arbejdsgang var annulleret de sidste 4 sæt linned:

Handling 6B - Manuel faktura hvor der også er en annullering af en vare med

Det kunne også være en kreditnota, hvor der samtidig var foretaget et tilkøb.

• Der oprettes forbrugsafregning på el for kr. 250,-

• Der krediteres 4 sæt linned

• Restbeløb indbetales

“Du har tilkøbt følgende”:

“Du har annulleret følgende”:

“Og din samlede reservation ser nu således ud”:

Kom i gang med smart dokumenter

Ønsker du at benytte smart dokumenter, så skal systemskabelonerne først opdateres. Dette gøres af BookingStudio, så kontakt os for at komme i gang.

Når opdateringen er foretaget, så er der nye indstillinger, der kræver lidt tilpasning. Du kan læse mere om Smart dokumenter her.