Economic App - automatisk overførsel af bogføringslinjer fra BookingStudio til Economic

Ekstra modul

BookingStudio kan udvides med en Economic App.

Hvad er Economic app’en?

Economic app’en er en app, der kan tilkøbes til BookingStudio. Den sørger for, at bureauets Economic regnskab dagligt ajourføres med de nyeste bogføringslinjer fra BookingStudio.

Hvad kræves der?

Det kræver, at bureauet har en aftale og et regnskab i Economic.

Hvordan virker det?

Når App’en er installeret og klargjort af BookingStudio, vil der ske følgende:

• Hver aften klokken 19 startes en kørsel, der henter de seneste bogføringslinjer ind i app’en. Det er de linjer, der er kommet til efter forrige aftens kørsel, og derfor ikke er overført endnu.
  Herefter bliver de klargjort til overførsel til Economic regnskabet, hvilket bl.a. indebærer at kontonumre i BookingStudio mappes til tilsvarende kontonumre i Economic samt at der mappes og påføres eventuelle afdelingskoder. Da disse kan mappes behøver man ikke nødvendigvis have samme kontoplan i BookingStudio og Economic.

• Hvis der er posteringer, der har nul-beløb, så kan app’en sættes til at undlade at overføre dem.

• Når alle bogføringslinjer er klargjort, så påbegyndes overførslen af posteringer til en dertil indrettet kassekladde i Economic. Dette foretages i mindre kørsler, der overfører blokke med op til 500 posteringer. Hver blok opdeles så i reservationer, hvor hver reservation overføres til kassekladden og efterfølgende bogføres.
  Der overføres en blok hvert 5. minut, så hvis der er rigtig mange posteringer kan der godt gå flere timer, før alle posteringer er overført (der kan overføres op til 6.000 posteringer i timen). Alle posteringer vil dog som regel være overført og bogført om morgenen.

• Hvis der er posteringer, der fejler under overførslen, så vil bureauet blive adviseret pr. e-mail med en liste over de posteringer, der fejlede, og en angivelse af årsagen til at det fejlede, hvis årsagen er kendt. Samtidig vil app’en få en rød indikation af at der var fejlede posteringer.
  Hvis fejlene skyldes udfald i internetforbindelsen eller tekniske fejl hos Economic, så kan man forsøge at overføre de fejlede posteringer igen ved at klikke på den røde markering i app’en.
  Hvis fejlene skyldes bogføringsmæssige problemer (f.eks. forsøg på bogføring i et lukket regnskabsår, ikke-eksisterende konto eller andet), så skal posteringerne håndteres manuelt i Economic regnskabet.

• Hvis noget er blevet bogført i Economic, som ikke skulle have været det, så skal bureauet manuelt lave en ompostering i regnskabet.

• Hvis du opretter en ny konto i BookingStudio, så behøver du ikke at gøre yderligere, så længe kontonummeret i BookingStudio er det samme som kontonummeret i Economic. Hvis kontonummer i BookingStudio og i Economic IKKE er ens, så skal du angive en mapning.

Se evt. opsætningsguiden.

Hvordan kommer vi i gang?

Kontakt BookingStudio support, som vil være behjælpelig med at få det hele sat i gang.