Gå til indhold

Economic App - automatisk overførsel af bogføringslinjer fra BookingStudio til Economic

Hvad er Economic app’en?

Sektion kaldt “Hvad er Economic app’en?”

Economic app’en sørger for, at bureauets Economic regnskab dagligt ajourføres med de nyeste bogføringslinjer fra BookingStudio.

Economic app

Integrationen gør kun én ting: Overfører bogføringslinjer fra BookingStudio til Economic og registrerer dem på de ønskede konti i Economic regnskabet.
Intet mere.

Hvad kræves der?

Sektion kaldt “Hvad kræves der?”

Det kræver, at bureauet har et regnskab i Economic og en aftale med minimum en “Plus” pakke som abonnement hos Economic. Appen vil IKKE fungere med et “Basis” abonnement.
Se pakker og priser her: Pakker og priser.

Hvordan virker det?

Sektion kaldt “Hvordan virker det?”

Når App’en er installeret og klargjort af BookingStudio, vil der ske følgende:

  • Hver aften klokken 19 startes en kørsel, der henter de seneste bogføringslinjer ind i app’en. Det er de linjer, der er kommet til efter forrige aftens kørsel, og derfor ikke er overført endnu.
    Herefter bliver de klargjort til overførsel til Economic regnskabet, hvilket bl.a. indebærer at kontonumre i BookingStudio mappes til tilsvarende kontonumre i Economic samt at der mappes og påføres eventuelle afdelingskoder. Da disse kan mappes behøver man ikke nødvendigvis have samme kontoplan i BookingStudio og Economic.

  • Hvis der er posteringer, der har nul-beløb, så kan app’en sættes til at undlade at overføre dem.

  • Når alle bogføringslinjer er klargjort, så påbegyndes overførslen af posteringer til en dertil indrettet kassekladde i Economic. Dette foretages i mindre kørsler, der overfører blokke med op til 500 posteringer. Hver blok opdeles så i reservationer, hvor hver reservation overføres til kassekladden og efterfølgende bogføres.
    Der overføres en blok hvert 5. minut, så hvis der er rigtig mange posteringer kan der godt gå flere timer, før alle posteringer er overført (der kan overføres op til 6.000 posteringer i timen). Alle posteringer vil dog som regel være overført og bogført om morgenen.

  • Hvis der er posteringer, der fejler under overførslen, så vil bureauet blive adviseret pr. e-mail med en liste over de posteringer, der fejlede, og en angivelse af årsagen til at det fejlede, hvis årsagen er kendt. Samtidig vil app’en få en rød indikation af at der var fejlede posteringer.
    Hvis fejlene skyldes udfald i internetforbindelsen eller tekniske fejl hos Economic, så kan man forsøge at overføre de fejlede posteringer igen ved at klikke på den røde markering i app’en.
    Hvis fejlene skyldes bogføringsmæssige problemer (f.eks. forsøg på bogføring i et lukket regnskabsår, ikke-eksisterende konto eller andet), så skal posteringerne håndteres manuelt i Economic regnskabet.

  • Hvis noget er blevet bogført i Economic, som ikke skulle have været det, så skal bureauet manuelt lave en ompostering i regnskabet.

  • Hvis du opretter en ny konto i BookingStudio, så behøver du ikke at gøre yderligere, så længe kontonummeret i BookingStudio er det samme som kontonummeret i Economic. Hvis kontonummer i BookingStudio og i Economic IKKE er ens, så skal du angive en mapning.

Se evt. opsætningsguiden.

Ofte stillede spørgsmål

Sektion kaldt “Ofte stillede spørgsmål”

1 - Vil de kunder / kreditorer der oprettes i BookingStudio automatisk blive oprettet i e-conomic som kunder / kreditorer?

Sektion kaldt “1 - Vil de kunder / kreditorer der oprettes i BookingStudio automatisk blive oprettet i e-conomic som kunder / kreditorer?”

Nej.

2 - Vil de faktureringer og betalinger, der sker på kundekontiene i BookingStudio automatisk blive ført over på de tilsvarende kundekonti i e-conomic som henholdsvis kundefakturaer, manuelle kundefakturaer og kundeindbetalinger?

Sektion kaldt “2 - Vil de faktureringer og betalinger, der sker på kundekontiene i BookingStudio automatisk blive ført over på de tilsvarende kundekonti i e-conomic som henholdsvis kundefakturaer, manuelle kundefakturaer og kundeindbetalinger?”

Ja, posteringerne vil blive ført over på de tilsvarende konti (hvis kontomapning er sat korrekt op). Integrationen gør ikke mere, så der bliver ikke automatisk oprettet fakturaer eller noget andet i Economic.

3 - Skal jeg have varer og varegrupper oprettet i e-conomic for at integrationen fungerer eller kan jeg umiddelbart slette disse?

Sektion kaldt “3 - Skal jeg have varer og varegrupper oprettet i e-conomic for at integrationen fungerer eller kan jeg umiddelbart slette disse?”

Integrationen benytter ikke varer, så den er ligeglad med hvad du vælger at gøre her.

4 - Vil den gæld vi får ifm. en udlejning samt den efterfølgende afregning her også automatisk blive ført over på de tilsvarende kreditorkonti i e-conomic som henholdsvis leverandørfakturaer og leverandørbetalinger?

Sektion kaldt “4 - Vil den gæld vi får ifm. en udlejning samt den efterfølgende afregning her også automatisk blive ført over på de tilsvarende kreditorkonti i e-conomic som henholdsvis leverandørfakturaer og leverandørbetalinger?”

De vil blive ført over på de konti, som er mappet. Hvordan det herefter optræder i economic ved vi ikke. Integrationen foretager ikke yderligere.

5 - Er der et sted hvor jeg kan læse om hvorledes integrationen håndterer de forskellige transaktionstyper, der opstår i BookingStudio og hvorledes disse opdaterer i e-conomic?

Sektion kaldt “5 - Er der et sted hvor jeg kan læse om hvorledes integrationen håndterer de forskellige transaktionstyper, der opstår i BookingStudio og hvorledes disse opdaterer i e-conomic?”

Der findes nedenstående artikler vedr. e-conomic og finanseksport i BookingStudio, men hvordan tingene foregår i E-conomic har vi ikke noget på. Her skal du tage fat i E-conomic.

Hvordan kommer vi i gang?

Sektion kaldt “Hvordan kommer vi i gang?”

Kontakt BookingStudio support, som vil være behjælpelig med at få det hele sat i gang.