Gå til indhold

Automatisering - App

Beskrivelse

App: Automatisering

Med automatisering får I jeres egen lille “robot” i BookingStudio, som kan gøre ting for jer, når forskellige ting sker i BookingStudio.

I kan oprette automatiske handlinger ved f.eks. ændringer til bookinger eller blokeringer, når ferieboliger bliver klarmeldt eller, når kunder tjekker ind og ud.

De automatiske handlinger kan bestå i, at I f.eks. laver opgaver til opfølgning i BookingStudio, sender SMS’er eller mails eller, at systemet kontakter eksterne systemer.

Automatisering er jeres egen ekstra medarbejder, som ikke har noget imod at lave ensformigt arbejde, så I får tid til at levere bedre service til jeres kunder og husejere.

Grundlæggende

En automatisering består af en række handlinger, som systemet skal gøre i en bestemt rækkefølge. Alt efter om systemet kan udføre handlingen eller ej, så guides systemet videre indtil, den støder på en handling, der stopper processen.

Når en handling stopper for f.eks. en ordre, så køres den næste ordre igennem samme proces. Dette fortsætter indtil, der ikke er flere ordre at tjekke. Det er muligt at tjekke på andet end ordre f.eks. kunder, ferieboliger, kreditorer og blokeringer.

Automatisering grundlæggende Webinar om automatisering: 44 min.

Oversigten automatiseringer

Søg Automatiseringer via supersøgeren eller find den i Kontrolpanelet -> Oversigt.

Søg automatiseringer

Oversigten viser mulighed for…

  1. Opret en ny automatisering

  2. Filtrér oversigten, så der kun ses de automatiseringer, der f.eks. tjekker Ferieboliger

  3. Som standard vises de aktive automatiseringer, men der er også en side for ikke aktive automatiseringer

  4. Revision - viser hvor mange gange en automatisering er blevet ændret

  5. Handlinger - viser hvor mange handlinger, der er oprettet i en automatisering

  6. Knappen Handlinger - viser hele processen for automatiseringen (handlinger og rækkefølge)

  7. Redigér - giver mulighed for at ændre navnet på automatiseringen, gøre den inaktiv og tillade manuel aktivering

Opret en ny automatisering

Klik på knappen Ny automatisering.

Ny automatisering

  1. Giv automatiseringen et navn

  2. Bestem hvad der skal tjekkes - ordrer, kunder, ferieboliger, kreditorer eller blokeringer.

  3. Gør automatiseringen aktiv

  4. Bestem om det skal være muligt med manuel aktivering

Klik GEM

Opret en handling i automatiseringen

Klik på knappen Handlinger ved automatiseringen.

Handling

Klik på Opret ny handling

Opret ny handling

Udfyld felterne

Udfyld felterne

  1. Beskriv hvad handlingen skal gøre

  2. Vælg hvilken handling, der skal foretages - f.eks. tjek ordre, tjek kalender, send SMS… Der er mange muligheder. Alt efter hvad der vælges her, så vises der noget forskelligt i feltet “indstillinger for handlinger”. Disse indstillingerne skal sættes for handlingen.

  3. Den handling, der er ved at blive oprettet skal have et nummer. Dette er nummeret på rækkefølgen af alle handlingerne, der fortages i automatiseringen. Det laveste nummer bliver håndteret først.

  4. Handlingen skal gøres aktiv, før den kan bruges

  5. Her skal der tages stilling til hvad der skal ske, hvis handlingen kan lade sig gøre / er rigtig OG hvis den ikke kan lade sig gøre / det ikke er rigtigt.

    Skal systemet …
    A - gå til næste handling i rækkefølgen for handlinger

    B - gå til en bestemt handling (skriv rækkefølge nummeret for den ønskede handlingen)

    C - stoppe automatiseringen

    Stoppe automatiseringen

Ret, slet og test en handling

Når en handling er oprettet i en automatisering, så kan den rettes, slettes og testes ved at klikke på funktionsknapperne til højre for rækken.

Ret, slet, test handling

Skal hele automatiseringen testes, så tryk på knappen i bunden Test automatisering”.
Læs mere om test af handlinger og automatisering her.

Få en hændelse til at starte automatiseringen

Man kan få en automatisering til at starte automatisk, når en bestemt hændelse sker i BookingStudio.

F.eks. et bestemt antal dage før ankomst eller efter afrejse, når en blokering ændres, når en feriebolig oprettes, når en indbetaling modtages og meget andet.

Det opsættes på siden Abonnenter på hændelser.
Læs mere om hvordan det sættes op.

Ekstra info

Vis automatiseringen som et diagram

Når man redigerer en automatisering, er der kommet en “eksperimentel” funktion, der kan lave en visualisering af automatiseringen.

Knap til at få vist automatiseringen som et diagram

Ved at klikke på knappen “Vis diagram” får man et diagram over automatiseringen.
Prøv f.eks. at se hvordan handling 60 bliver vist, og hvad der skal ske alt efter om handlingen er en succes eller en fejl.

Se f.eks. handling 60 og se hvad der sker hvis handlingen er en success og hvis det giver en fejl

Bemærk: Der er begrænset plads til tekst i de enkelte step, så systemet viser det der er plads til.

Dokumentskabelon

Hvis en automatisering skal sende et dokument ud, så må dokumentet ikke være en systemskabelon. Hvis du har en systemskabelon, du ønsker at bruge, så tag en kopi af den og aktiver den under dokumentskabeloner (kontrolpanel).

Sende et dokument

Herved vil skabelonen blive synlig som en valgmulighed i indstillinger for handling.