Masseudsendelse af beskeder til kunder og kreditorer

Du kan sende beskeder som e-mail eller SMS til én eller flere modtagere på én gang direkte fra BookingStudio. Hvis du vil sende en besked til én eller flere kreditorer eller kunder, skal du klikke på Beskeder.

Enten finder du Beskeder under klokke-ikonet i toppen til højre på din skærm.

Eller også det ligger som et selvstændig ikon i samme område som klokken.

Når du klikker, så skal du vælge, om du vil sende mail til kreditorer eller til kunder.

I begge tilfælde er der tale om gang-til-gang e-mails, hvor man skriver den samme tekst til alle modtagere (eventuelt med indflettede felter).

Du kan skrive emnelinje og brødtekst (indhold) hver gang eller du kan oprette prædefinerede skabeloner, som kan genbruges (se afsnit om Skabeloner længere nede i teksten).

Send til flere kunder

Klik på Udgående kundebeskeder.

Her kan du se eventuelt tidligere masseudsendelser eller lave en ny masseudsendelse.

Ved ny masseudsendelse: Klik på Ny udsendelse. Start med at lave en søgning på kunder i det billede du er kommet ind - sæt kriterier og klik på Søg kunder.

Send e-mail

1. Klik på Vis liste for at se de modtagere, der kan sendes til. Mangler der et flueben ud for en modtager, så er det fordi, der ikke er oprettet en email på modtageren.

   

2. Det står til at blive afsendt som email (men kan blive ændret til sende som SMS i stedet)

3. Er de valgte kunder oprettet på ét sprog eller flere vises der flere sprogfaner. Klik på hver fane for at udfylde e-mailens emne og indholdet på det pågældende sprog.

4. Giv e-mailen en overskrift (emne)

5. Skriv teksten til mailen her. Højreklik i tekstfeltet, og du får mulighed for at sætte flettefelter ind i teksten for at gøre mailen mere individuel (f.eks. navn, feriebolig, reservationsnummer…) Klik på fletfeltet i listen for at sætte det ind i mailen.

   

   Er der brug for mere plads til at skrive på, så træk i nederste hjørne af feltet med musen. Herved ændres feltets størrelse.

   

Klik Send

Send til flere kreditorer

Klik på Udgående kreditorbeskeder og vælg Ny e-mail udsendelse.

Det er samme fremgangsmåde, som når du masseudsender til kunder. Søg kreditorer -> tjek vis liste -> udfyld mailen.

Det er kun muligt at sende e-mails til kreditorer via denne funktion - man kan altså ikke bruge den til at sende en SMS.

Når der skal vælges kreditorer, er det muligt at søge efter kreditorer, der har bookinger med ankomst i en bestemt periode, og kun sende til dem.

“+Ny besked” vs “Ny e-mail udsendelse”

+Ny besked - denne besked vil KUN vises i kreditors ejerlogin (hvis ejerapp’ens indstillinger tillader det), og i beskeder i BookingStudio. Der sendes IKKE yderligere email eller SMS til kreditor.

Ny udsendelse - denne besked kan sendes som email eller SMS til kreditor, og vil også blive vist i kreditors ejerlogin, hvis ejerapp’ens indstillinger tillader det.

Intern besked

Når man udsender bulk-beskeder til kreditorer, er det muligt at vælge at få beskederne udsendt som interne beskeder. Dvs. de kan vises på husejersiden, hvis bureauet understøtter dette, og ejer kan svare på dem herfra.

Se tidligere udsendelser

Under udgående beskeder er det mulighed at se tidligere bulk-udsendelser.

Som kan se sådan her ud:

Hvis du gerne vil se, hvem der er sendt til, og hvad der er sendt, på en specifik dato, så brug søgeboksen på siden under udgående kreditorbeskeder.

Hvis du f.eks. vil se de beskeder, der blev sendt ud d. 22/3-2024, så vælg periode fra d. 22-23/3.
Klik “søg beskeder”, og alle de personer, der har modtaget en besked vil blive vist.
Klik på en række for at se indholdet i beskeden.

Beskeder via id’er

Hvis man vil sende en besked til specifikke personer i BookingStudio, som man ikke kan søge frem via de normale søgninger, så kan man bruge punktet Beskeder via id’er.

Personer har et id, der kan aflæses i Browserlinjen.

Når der klikkes på Beskeder via id, så …

1. vælg hvilken modtagertype id’erne skal gælde for (kunder, kreditorer, servicemedarbejdere, reservationer eller ferieboliger)

2. Angiv id’erne

Når man trykker Videre bliver id’erne valideret for om de respektive modtagere findes og ikke er slettet. Hvis nogen ikke findes, advares man om dette. Det er muligt at fortsætte til udsendelse med de personer, der findes.

Det næste er de kendte skærmbilleder for udsendelse af beskeder, og man kan fortsætte proceduren som tidligere beskrevet i artiklen.

Der er kun muligt at sende email eller interne beskeder til ID’er.