Lidt om afdelinger
Det er muligt at sætte BookingStudio op, så der kan arbejdes med afdelinger. Det er en app, der skal installeres - kontakt venligst BookingStudio. Når Afdelingsappen er installeret, kan man finde den under Kontrolpanel -> Oversigt -> Afdelinger.
De overordnede tanker med afdeling er, at man kan:
- Logge på en afdeling og i den forbindelse “arbejde” med den afdelings ferieboliger og reservationer samt bogføre på den afdelings konti.
- Få vist oversigter sorteret på afdeling.
- Tilrette dokumenter (bl.a. lejekontrakt) så kontaktoplysninger stemmer overens med den afdeling, som ferieboligen er tilknyttet.
En lidt mere detaljeret beskrivelse af de enkelte områder, der påvirkes af “Afdelinger”:
Afdelinger
Sektion kaldt “Afdelinger”- Man kan oprette så mange afdelinger man vil - også “løbende”.
- Hver afdeling har egen adresse.
- Hver afdeling har (kan have) egen email.
- Hver afdeling har (kan have) eget telefonnummer.
- Hver afdeling tildeles en unik “Afdelingskode”.
Ferieboliger
Sektion kaldt “Ferieboliger”- Alle ferieboliger skal tilknyttes en afdeling.
- Ændres afdelingskoden for en feriebolig, er det KUN fremtidige reservationer, der får den nye afdelingskode. Reservationer oprettet inden skiftet, beholder den “gamle” afdelingskode.
Reservationer
Sektion kaldt “Reservationer”- Alle reservationer stemples på oprettelsestidspunktet med Afdelingskoden for den afdeling, ferieboligen tilhører, og kan ikke efterfølgende ændres.
- Man kan godt ombooke fra en Afdeling A til en Afdeling B, MEN al bogføring vil fortsat ligge på afdeling A for den pågældende reservation - også kommende bogføringslinjer = Bogføring følger ALTID oprindelig afdeling.
- OBS Når man opretter Afdelinger, vil alle reservationer oprettet inden der er oprettet afdelinger, ikke blive stemplet med en afdelingskode. Dette skyldes, at afdelingskoden stemples på reservationens oprettelsestidspunkt.
Økonomi
Sektion kaldt “Økonomi”- Der kan oprettes forskellige afdelings-likvidkonti til FrontDesk, der gør at man kan se fra hvilken afdeling bogføringen er foretaget.
- Hvis det er muligt, skal man opsætte afdelinger i sit økonomisystem. Benytter man e-conomic-appen, skal der oprettes afdelinger i e-conomic, der efterfølgende skal mappes til BookingStudios afdelinger i e-conomic-appen.
Service
Sektion kaldt “Service”- Ønsker man at se Serviceoversigten pr. afdeling, aktiveres dette under “Rengøringsstyring, Indstillinger”.
- Servicegrupper kan tilknyttes en eller flere afdelinger, alt efter på hvilken afdeling man gerne vil kunne benytte servicegruppen.
Bruger
Sektion kaldt “Bruger”- Når man logger på, skal man vælge hvilken afdeling, man ønsker at “arbejde” i - systemet foreslår den afdeling man senest var logget på, men det er enkelt at vælge en anden afdeling.
- De fleste af de menupunkter man benytter i dagligdagen, vil default være sorteret på den afdeling man er logget ind i - men man vil kunne vælge at se en anden afdeling eller “alle afdelinger” for det pågældende menupunkt (f.eks. Ferieboliger, FrontDesk og Forbrugssedler).
- En bruger kan se alle afdelinger, og brugerens rettigheder er de samme uanset hvilken afdeling han/hun er logget på.
Dokumenter
Sektion kaldt “Dokumenter”- Man skal forvente, at der skal være lavet noget brugertilretning i dokumentskabelonerne, f.eks. hvis der skal være forskellige afsenderadresser/telefonoplysninger på de forskellige afdelinger.
Vedhæftede filer
Sektion kaldt “Vedhæftede filer”- Det er muligt at filtrere hvilke filer, der skal vedhæftes lejekontrakten, på afdelinger.
Rapporter
Sektion kaldt “Rapporter”- Vær opmærksom på, at afdelinger kan fremgå forskelligt fra rapport til rapport. F.eks. tager alle økonomirapporter ALTID afdeling med på reservationen, hvorimod andre rapporter styres af ferieboligen (der jo kan have skiftet afdeling). Så husk - man kan ikke sammenligne på tværs af forskellige rapporter.