Hvad er Einmal Lastschrift (DirectDebit)?

Einmal Lastschrift (også kaldet DirectDebit) er en betalingsform, hvor kunden tillader bureauet at trække pengene direkte fra kundens bankkonto. Betalingsformen kan pt. kun benyttes på betalinger i EUR, og der kan kun betales med denne betalingsform én gang pr. reservation - deraf det tyske navn.

Det benyttes typisk ved afregning af forbrugsvarer ved check-ud for at spare tid der.

For at kunne benytte denne betalingsform, skal det først aktiveres for bureauet af BookingStudio. Bureauets bank og banksystem skal også kunne understøtte DirectDebit.

Bruges via Front Desk

Når DirectDebit er aktiveret, får man i Front Desk mulighed for at betale på denne måde. Klik på knappen Einmal Lastschrift for at få betalingsmuligheden frem.

Der skal være registreret IBAN og SWIFT på kunden før betalingsformen kan gennemføres. Når betalingen er gennemført, så bogføres beløbet på en Ventekonto, og reservationen går i balance.

Posteringen kan ses på reservationen under Indbetaling/bogføring.

Når der er brugt Einmal Lastschrift på en reservation, så vil denne tekst blive vist i Front Desk på reservationen, men kun så længe, at beløbet står på en ventekonto

Hvis der klikkes på Tilbagefør Einmal Lastschrift, vil den aktuelle DirectDebit betaling blive annulleret, og beløbet vil igen stå som skyldigt hos kunden. Kunden vil blive underrettet om, at betalingen er annulleret.

Hvis du ikke kan se den gule knap med Tilbagefør Einmal Lastschrift, så kontakt BookingStudio.
OBS! Denne funktionen skal aktiveres af BookingStudio.

Proces med banken

De betalinger, der er foretaget med DirectDebit, skal indlæses som en fil til bureauets banksystem, så banken kan trække pengene på kundens konto. Det kræver, at banksystemet kan modtage og forstå formatet: “SEPA DirectDebit”, som filen bliver oprettet på.

Under Økonomi -> Einmal Lastschrift klikkes der på knappen Opret indbetalingsfil.

Der kommer en lille advarsel for at sikre, at det også er dette, du ønsker at gøre, da det ikke kan fortrydes.

Klikkes der på ok, så findes alle de DirectDebit betalinger, der endnu ikke er sendt til banken, og der laves en bankfil. Filen skal gemmes og uploades i banksystemet.

Når man senere indlæser indbetalingsfiler fra banken, så kan BookingStudio automatisk genkende de betalinger, der er trukket med DirectDebit. Indlæsningssystemet i BookingStudio registrerer indbetalingen og modposterer ventekontoen.

Hvad man ellers kan under Einmal Lastschrift

Vis Arkiv = de DirectDebit, der er færdigbehandlet og kommet retur fra banken, og hvor betalingen er bogført.

Vis afventende = de DirectDebit, der er rapporteret til banken, men endnu ikke kommet retur/behandlet/registreret.

Vis afventende

Under Vis afventende er der yderligere muligher pr. reservation

Øverst til højre har du muligt for at få vist betalinger, der er annulleret. Når fluebenet er sat, så vil disse betalinger blive vist som røde linjer.

Aktiver betaling: Denne funktion kan benyttes, hvis man ved, at en DirectDebit opkrævning er betalt, men ikke er kommet retur via betalingsindlæsningen eller på anden måde er blevet registreret. Funktionen omposterer beløbet fra ventekontoen til en likvidkonto efter eget valg.

Annuller betaling: Denne funktion vil annullere aktuelle DirectDebit betaling og tilbageføre beløbet, så det igen står som skyldigt hos kunden.

Indbetaling skal herefter registreres manuelt på normal vis.

Marker betaling som håndteret manuelt: Denne funktion vil markere aktuelle DirectDebit betaling som håndteret udenom systemet, f.eks. hvis indbetalingen er registreret manuelt.

Det vil medføre, at betalingen vil blive fjernet fra listen Afventer og vil blive vist under Arkiv. Desuden vil betalingen blive afvist under indlæsning af indbetalinger fra banken, hvis den efterfølgende vil blive detekteret der. Handlingen foretager INGEN bogføring.

Vis arkiv

Under kolonnen Indlæst i bank er der felter med 3 forskellige farver, der angiver status for bankfilen. Alt efter farve er der forskellige muligheder for yderligere håndtering.

Grå = Bankfil ikke hentet.
Muligheder: “Betalinger""Hent bankfil”, “Marker som indlæst”

Gul = Bankfil hentet.
Muligheder: “Betalinger” og “Marker som indlæst”

Grøn = Bankfil indlæst (fra banken).
Muligheder: “Betalinger”

Hent Bankfil
Når en bankfil hentes, så valideres den og systemet informerer, hvis der er “fejl” - f.eks. hvis der mangler IBAN og SWIFT på en debitor. Ret info på debitoren og hent bankfilen på ny - eller klik Fortsæt alligevel for at udlæse bankfilen med de eksisterende oplysninger.

Marker som indlæst
Dette valg ændre farven på feltet for bankfilen, så den bliver grøn (= Bankfil indlæst), og man kan herefter kun håndtere filen yderligere med “Betalinger”.

Betalinger
Her vises en oversigt over alle betalingerne i bankfilen. Det er muligt at håndtere de enkelte reservationer yderligere (samme muligheder som beskrevet under afsnittet “Vis afventende”).

Ekstra

Einmal Lastschrift betaling annulleres ikke ved annullering af bilag

Hvis der var lavet en Einmal Lastschrift betaling på et bilag, der bliver annulleret - både ved en eksplicit annullering og ved en ombooking - så bliver Einmal Lastschrift betalingen aldrig annulleret, medmindre man bevidst gør det via menufunktionen til dette.

Annullering af betaling med Einmal Lastschrift

Det er muligt at annullere en betaling foretaget med Einmal Lastschrift på en given reservation. Det kræver at Gæste-app’en er installeret, og betalingen ikke er udtrukket til bank eller tidligere annulleret.

Teknisk info om XML filen

Når der er foretaget en DirectDebit betaling for en slutkunde, så bogføres den og lægges i kø til indlæsning til banken. Bureauet downloader så med jævne mellemrum en XML-fil, der uploades i banken, med alle de DirectDebit betalinger, der er tilkommet siden sidst.
Formatet på denne fil er ALTID i SEPA XML-format, og er ikke afhængigt af andre formater.
Alle formater, for indlæsning af indbetalinger fra banken til BookingStudio, understøtter indbetalinger trukket via DirectDebit.
En modtagen DirectDebit betaling identificeres af BookingStudio via et specielt mønster i betalingsmeddelelsen.