Gå til indhold

Håndtering af tælleregistreringer fra API

Overblik

Overordnet så fungerer systemet således, at partneren (via en app eller på anden måde) får kunden til at registrere tællerstande for alle forbrugsvarer ved ankomst, og partneren sender så disse tællerstande ind til BookingStudio via API.
Ved afrejse sender partneren så igen kundens registrerede tællerstande ind, og godkender slutregistrering.

Når registreringerne for en reservation er godkendt, kan de kontrolleres og eventuelt viderebehandles af bureauet i BookingStudios backend.
Alternativt kan de, ved godkendelse, automatisk faktureres kunden uden manuel indblanding, hvis systemet er sat op til dette. Bemærk at denne automatiske fakturering IKKE tilbagefører eller modregner depositum, så hvis dette skal håndteres, skal bureauet foretage afregning i Front Desk.

Hvor finder jeg det?

Indstillinger for systemet findes under Kontrolpanel -> Tællerregistreringer via API.

Håndtering af tællerregistreringer ligger under Salg -> Tællerregistreringer via API.

Håndtering af tælleregistreringer

Det kan også findes via supersøgeren.

Find via SuperSøgeren

Indstillinger

Find indstillingerne for systemet under Kontrolpanel -> Tællerregistreringer via API.

Indstillinger for systemet

Check kunde ind ved første tællerregistrering

Hvis dette punkt er aktivt, så vil systemet automatisk registrere kunden som checked ind når den første tællerregistrering via API foretages.

Check kunde ud ved afslutning af tællerregistreringer

Hvis dette punkt er aktivt, så vil systemet automatisk registrere kunden som checked ud når tællerregistreringerne er afsluttet og godkendes via API.

Opret automatisk faktura ved afslutning af tællerregistreringer

Hvis dette punkt er aktivt, så vil systemet automatisk oprette en tillægsfaktura til kunden ved afslutning og godkendelse af tællerregistreringerne. Fakturaen vil være baseret på vareforbruget beregnet ud fra de af kunden registrerede tællerstande.

Benyt altid Front Desk til slutfakturering (automatisk og manuel fakturering fra oversigt tillades ikke)

Hvis dette punkt er aktivt vil det ikke være muligt at foretage slutafregning/fakturering hverken automatisk ved check-ud/finalize via API eller fra oversigten og man har kun mulighed for at færdiggøre afregningen via Front Desk. Dette vil typisk være scenariet, hvis man benytter depositum, der skal afregnes.
Hvis dette punkt aktiveres vil “Opret automatisk faktura ved afslutning af tællerregistreringer” automatisk blive slået fra og kan ikke aktiveres.

Vis kvitteringsside efter fakturering i Front Desk

Hvis dette punkt er aktivt, så vil der altid blive vist en kvitteringsside efter at kunden er afregnet i Front Desk. Dette er uanset om visning af kvitteringssiden (resuméside) er slået fra i indstillingerne for Front Desk. Se senere beskrivelse af kvitteringssiden.

Se og behandle indsendte tællerregistreringer

Find det her: Salg -> Tællerregistreringer via API

Dette skærmbillede viser en oversigt over reservationer, hvorpå der er foretaget tællerregistreringer via API.

Man kan vælge forskellige visninger ved at filtrere på reservationernes registreringsstatus.

Vælg visninger

Der opereres med følgende statusser:

  • Igangværende
    Reservationer hvorpå der er foretaget tællerregistrering(er), men hvor registreringerne ikke er afsluttet og godkendt endnu. F.eks. hvis kunden er under ophold og har registreret start-tællere, men slut-tællere er ikke registreret endnu

  • Klar til fakturering
    Reservationer hvorpå alle tællerregistreringer er foretaget og godkendt, men endnu ikke faktureret.

  • Håndteret i Front Desk
    Reservationer, hvor der er indsendt registreringer, og hvor bureauet har håndteret tællerregistrering og fakturering på denne reservation via Front Desk.

  • Faktureret
    Reservationer, hvor tællerregistreringerne er godkendt og faktureret ud fra det forbrug der er beregnet ud fra registreringerne. Her vil ses både de faktureringer der er foretaget automatisk ved godkendelse (hvis denne indstilling er aktiv) og de registreringer der er godkendt og faktureret af en medarbejder fra dette skærmbillede, og reservationer som er faktureret via Front Desk.

  • Arkiveret
    Reservationer, hvor tællerregistreringerne er blevet afvist af en medarbejder og arkiveret

Behandling af registreringer

Når skærmbilledet filtrerer på Klar til behandling har man for hver reservation følgende muligheder via menuen:

  • Vis
    Vis detaljer om registreringer og opholdet

  • Arkivér
    Forkast registreringerne og smid dem væk (de kan dog gendannes).

  • Foretag fakturering
    Accepter og fakturer - kun synlig hvis det er tilladt via indstillingerne

  • Håndter i Front Desk
    Registrer forbrug og fakturering manuelt.

Når man vælger Vis præsenteres man for et billede, der viser detaljer om tællerregistreringerne på reservationen og relaterede oplysninger. Der vil være en sektion med information for hver forbrugsvare, som kan bruges til at kontrollere gyldigheden af oplysningerne:

Oplysningers gyldighed

Ud over oplysninger om ferieboligen og opholdet, så vises for hver forbrugsvare oplysninger om:

  • De af kunden registrerede tællerstande under opholdet og det beregnede forbrug

  • De seneste registrerede tællerstande og forbrug før aktuelle ophold

  • Eventuelt kontrolaflæsninger fra el-selskab, som partneren KAN hente ved hhv. ankomst og afrejse og indsende sammen med kundens aflæsninger. Det er ikke alle selskaber der tilbyder dette, og typisk er disse aflæsninger forbundet med stor usikkerhed, da der er flere dages forsinkelse.

Baseret på de viste oplysninger, kan man herfra vælge enten at acceptere registreringerne og fakturere kunden for det registrerede forbrug (hvis tilladt i indstillingerne), eller behandle dem manuelt i Front Desk.

Når en bruger ændrer en tællerregistrerings status (f.eks. når man vælge at den skal behandles via Front Desk), så logges handlingen automatisk, så man kan se hvem, der har foretaget handlingen og hvornår.

Håndtering i Front Desk

Når man sendes til Front Desk fra oversigten over tællerregistreringer, så overføres de tællerstande der er indsendt fra gæsteapp’en og forudfyldes automatisk:

Tællerstande overføres automatisk

Hvis der skal tilføjes yderligere varer og/eller afregnes depositum, så foretages det på helt normal vis i Front Desk, og der vil blive oprettet en betaling + faktura eller en kreditnota, afhængig af om gæsten skal have penge tilbage, når man færdiggør reservationen.
Samtidig vil tællerregistreringerne blive markeret som færdiggjort og faktureret og vil dermed også blive fjernet fra listen Klar til fakturering under tællerregistreringer.

Kvitteringssiden

Hvis der under indstillinger er angivet, at der skal vises en kvitteringsside, så bliver man omdirigeret til en side, hvor man kan udskrive en indbetalingskvittering for betalingen og/eller bilaget, som blev oprettet i forbindelse med afregningen (tillægsfaktura eller en kreditnota). Man kan også sende det til kunden:

Kvitteringsside

Ved klik på knappen Videre føres man tilbage til oversigten over tællerregistreringer, der er Klar til fakturering.
Her vil den færdigbehandlede reservation nu være fjernet fra listen, og man kan fortsætte med den næste.

Visning i notifikationscenteret

Hvis der er tællerregistreringer der afventer behandling, så kan de ses i notifikationscenteret, hvorfra man også kan hoppe direkte til oversigten ved klik på notifikationen.

Tælleregistreringer afventer behandling