Håndtering af annulleringer, der skal ende ud med et tilgodehavende

I forbindelse med lukningen af den Dansk-Tyske grænse er der kommet et behov for at bookinger der annulleres, skal ende ud i et tilgodehavende til gæsten.

I dette dokument vil jeg gennemgå de punkter du skal udføre for at opnå dette.

Eksempel: Booking 155100

Eksemplet tager udgangpunkt i at bureauet vil gøre følgende:

1. Annullere en booking-faktura (155100), hvor der er følgende varer:

• Ekspeditionsgebyr
• Afbestillingsforsikring
• Slutrengøring

2. Bureauet ønsker at beholde “Ekspeditionsgebyr” samt “Afbestillingsforsikring”.
3. Bureauet ønsker at udbetale “Slutrengøringen” til gæsten
4. Bureauet ønsker at give gæsten et tilgodehavende på bookingens pris, som er 4.800 DKK.

Annullering

Ved annullering af en booking-faktura, kan man vælge hvilke af de købte varer, der skal tilbageføres til gæsten, og hvilke der ikke skal. Det ses når man klikker Annuller ved en booking-faktura.

Som du kan se i eksemplet, er der to varer, som ikke skal annulleres. Dem som er markeret, er valgt, fordi man kan bestemme på den enkelte vare, om den skal tilbageføres ved annullering eller ej.

Vælg de varer, som ikke skal annulleres og klik OK.

• Der laves nu en “Annullering” af booking-fakturaen
• Der laves også en tillægs-faktura som indeholder “Ekspeditionsgebyr” og “Afbestillingsforsikring”

Efter annulleringen ser regnestykket således ud:

Bogføring af tilgodehavende

Du har mulighed for at postere tilgodehavende på debitor, således du kan benytte det som indbetaling, når tilgodehavende skal indløses på en ny reservation.

_Hvis du ønsker det, skal du først oprette en LIKVID konto til “Tilgodehavender” (hvis ikke du har en sådan i forvejen).

VIGTIGT: Du skal oprettet kontoen i dit regnskabssystem også, så beløbene kan overføres uden problemer_.

Når du har sikret dig, at der er en LIKVID konto, der kun benyttes til tilgodehavender gør du følgende:

Klik på bogføring på den oprindelige booking-faktura (den som du netop har annulleret) og poster booking beløbet fra DEBITOR kontoen over på LIKVID kontoen for tilgodehavender.

VIGTIGT: Det indskærpes, at man i teksten til bogføringstransaktionen skrive en god og sigende tekst. Eksempelvis “Kunden har fået dette tilgodehavende på baggrund af, at grænserne til Danmark er lukket”.

Efter denne postering ser regnestykke således ud:

Udbetal til gæsten

Nu mangler du blot at udbetale de 850 kr. til gæsten for Slutrengøringen.
Dette kan du f.eks. gøre via funktionen Debito -> Afregning.
Opret en afregning, og tast reservationsnummeret.
Her kan du nu se, at der skyldes 850,00 DKK til gæsten.

Når denne er gennemført, ser regnestykke således ud:

Tilgodehavende

Du skal kommunikere til gæsten hvilket beløb han/hun har tilgode, samt hvordan de kan anvende det hos jer.

Når der senere kommer en booking fra gæsten, skal I lave en indbetaling med det beløb, som der er tilgode fra LIKVID kontoen, der blev oprettet til formålet. En evt. difference skal betales på normal vis.

Hvis der er en bagkant på den periode, hvor tilgodehavender kan indfries, og der til den tid fortsat er en saldo på likvidkontoen, kan man regnskabsmæssigt gå ind og udligne de enkelte debitorer op mod det resterende beløb på kontoen.