Brevfletningsskabelon - oprettelse og et eksempel på brug

Beskrivelse

Brevfletningsskabeloner kan bruges som skabelon til emails og SMS, der sendes til kunder eller kreditorer.

Skabelonerne bruges forskellige steder i BookingStudio f.eks. ifm. Beskeder, Front Desk, Service og Rykkermodulet. Men når en brevfletningskilde blive valgt i en skabelon, så begrænses brugen af den aktuelle skabelon til ét bestemt område.

Det er muligt at flette variable data ind i indholdet i skabelonen f.eks et navn eller reservations-nummer, og derved gøre indholdet mere personligt.

Selvom en e-mail/SMS bliver bygget på en skabelon, er det stadig muligt at tilpasse indholdet inden den bliver sendt ud.

Opret en brevfletningsskabelon

Gå til menuen: Kontrolpanel -> Oversigt -> Brevfletningsskabeloner.

Klik på knappen Opret ny.

Dette skærmbillede kommer frem:

1 - Vælg en brevfletningskilde

Kilden bestemmer, hvor dokumentskabelonen bliver vist og kan bruges.

• Brevfletning med kreditor
  Bruges via ikonet Beskeder i notifikationscenteret (email og SMS). Skabelonen kan KUN bruges på kreditorer.

• Brevfletning med kunder
  Bruges via ikonet Beskeder i notifikationscenteret (e-mail og SMS). Skabelonen kan KUN bruges på kunder.

• Brevfletning fra reservationer
  Bruges via Front Desk KUN til kunder. Når en reservation er valgt, kan man sende en besked (email og SMS).

• Brevfletning fra serviceopgaver
  Bruges via service (rengøringsstyringen) KUN til kreditorer. Når en reservation er valgt, kan man sende en besked (e-mail og SMS).

• Brevfletning fra rykkersystem
  Bruges via rykkersystemet KUN til kunder. Når en reservation er valgt til at blive rykket, kan man sende rykkere via e-mail.

2 - Giv skabelonen et navn

Dette er til internt brug

3 - Vælg sprog

Som standard står skabelonen på Dansk. Har du flere sprog oprettet i installationen vil disse blive vist, som faner. Der SKAL udfyldes tekster på alle sprog (felt 4 + 5). Klik på det enkelte sprog for at udfylde felterne for det pågældende sprog. Skal du kun bruge tekst på et sprog, så kan du nøjes med at sætte et enkelt tegn i felterne for de øvrige sprog.

4 - Giv skabelonen en overskrift

Dette er emnefeltet i en email. Hvis skabelonen bruges i en SMS, så vil denne linje ikke blive vist.

5 - Skriv teksten til indholdet

Skriv tekst til mailen her.

Højreklik i tekstfeltet, og du får mulighed for at sætte flettefelter ind i teksten for at gøre mailen mere individuel (f.eks. navn, feriebolig, reservationsnummer…)
Klik på fletfeltet i listen for at sætte det ind i mailen.

Er der brug for mere plads til at skrive på, så træk i nederste hjørne af feltet med musen. Herved ændre feltet størrelse.

Gem skabelonen

Brug af en brevfletningsskabelon

Brevfletningsskabeloner kan bruges forskellige steder i BookingStudio, alt efter den datakilde, de er oprettet med.

Eksempel - udsendelse af email til flere kreditorer.

Gå til Beskeder -> Udgående kreditorbeskeder-> Ny e-mail udsendelse (bruges til både e-mail og SMS).

Når kreditorerne er søgte, kommer siden frem, hvor indholdet i mailen skal udfyldes.
Her har du mulighed for at vælge en skabelon.

Klik på Anvend skabelon og du vil i dette eksempel se alle de brevfletningsskabeloner, der er oprettet med brevfletningskilden Brevfletning med kreditor.

OBS! Hvis du ikke kan se knappen Anvend skabelon, så er det fordi, der ikke er oprettet nogen brevfletningsskabeloner med den aktuelle kilde, der kan bruges her.

Klik på den ønskede skabelon, og indholdet i skabelonen udfyldes i emne og tekst feltet.

Det er nu muligt at redigere teksten yderligere, hvis der er behov.

Klik på Send.